L’entrata in vigore della dematerializzazione della fattura e quindi l’obbligo dell’emissione della fattura elettronica da parte di tutti i titolari di partita iva ha un impatto importante anche per le Organizzazioni non profit, infatti sebbene la gran parte delle organizzazioni non emettano fattura, di fatto si troveranno a ricevere fatture in formato elettronico emesse dai propri fornitori, mentre per le poche organizzazioni abituate ad emettere fatture dovranno obbligatoriamente attrezzarsi all’emissione di fatture elettroniche e all’uso obbligato del Sistema d’Interscambio predisposto dalla Pubblica Amministrazione.
Come detto comunque è sulla ricezione piuttosto che sulla trasmissione delle fatture che ci sarà l’impatto principale anche se è vero che le Organizzazioni Non Profit potranno chiedere di ricevere o una copia cartacea della e-fattura emessa oppure potranno indicare un indirizzo email di posta ordinaria al quale farsi recapitare una copia PDF della fattura. Questo significa che chi emette fattura a carico di un Organizzazione Non Profit che intende mantenere la ricezione in formato tradizionale dovrà prevedere l’indicazione del mezzo quindi senza generare particolari cambiamenti nella procedura tradizionale di ricezione, registrazione e archiviazione.
Eppure l’introduzione di questo nuovo strumento potrebbe rappresentare una grossa opportunità per le Organizzazioni sia per sistematizzare l’archivio, cosi come per automatizzare un processo altrimenti frammentario. Il sistema di fatturazione elettronica permette di monitorare costantemente la fase della spedizione, delle ricezione e dell’archiviazione oltre chiaramente ad automatizzare il processo di registrazione nel caso in cui il software contabile ne preveda l’acquisizione.
Si pensi a quanto tempo per effettuare le registrazioni, a verificare la ricezione dei documenti o recuperarne la copia, tutto tempo che si potrebbe ridurre in pochi semplici passaggi.
Qual’è la forma più comoda per una ONP? Sicuramente ricevere attraverso un codice destinatario l’intero flusso di fatture a proprio carico che potrà poi essere conservato utilizzando appositi software e registrato. La fattura potrà essere inviata dai propri fornitori anche a mezzo PEC, in questo caso il software dovrà prevedere la funzione di import della fattura per evitare la frammentarietà dell’informazione presente appunto solo nella casella elettronica dove potranno essere ricevute altre informazioni.